Виртуальные совещания сегодня играют решающую роль в ведении бизнеса. Получите еще больше пользы от своего времени, используя эти передовые методы проведения виртуальных совещаний.

Пандемия Ковид-19 изменила наши методы работы. Сейчас больше компаний полагаются на виртуальные встречи, чем когда-либо. Несмотря на то, что многие из нас уже вернулись в офис, виртуальные встречи остаются.

Базовый этикет виртуальных встреч теперь общеизвестен (ограничение фонового шума. отключение микрофона, когда вы не говорите), но как проводить эффективные виртуальные встречи?

Чтобы помочь вам, мы составили список лучших практик проведения виртуальных встреч. Таким образом, вы сэкономите время, повысите производительность и получите максимальную отдачу от удаленных командных совещаний.

1. Выберите лучшую платформу для виртуальных встреч

Перед началом виртуальной встречи определитесь с выбором инструмента для видеоконференций. Возможно, вы знакомы с такими популярными платформами для удаленных совещаний, как Zoom и Webex. Приложения для обмена сообщениями, такие как Slack и Microsoft Teams, также позволяют проводить онлайн-встречи.

Некоторые онлайн-приложения для планирования встреч могут поддерживать конференц-связь. С помощью PROFI MEET [партнерская ссылка] можно назначать встречи с виртуальными членами команды или клиентами. PROFI MEET [партнерская ссылка] позволяет проводить видеозвонки в браузере. Таким образом, вам не придется загружать дополнительное приложение.

Хотите попробовать? Подпишитесь на начальный тарифный план PROFI MEET [партнерская ссылка] и получите доступ ко всем функциям  без каких-либо дополнительных затрат!

2. Планируйте повестку дня виртуального собрания

Когда речь идет о виртуальных совещаниях, каждая минута на счету. Именно поэтому вы должны заранее спланировать повестку дня. Определите цель встречи, основные правила, а также конкретные пункты действий.

Постарайтесь разослать повестку дня участникам собрания как минимум за день, а еще лучше — в электронном письме с напоминанием о собрании. Таким образом, у всех будет возможность подготовиться. Не нужно тратить время во время звонка, чтобы ввести всех в курс дела. Как только встреча начнется, вы сможете приступить к работе!

Для вебинаров вам следует запланировать подробное изложение каждой темы, которую вы хотите осветить. Если у вас несколько докладчиков, сообщите им, сколько времени у них будет на выступление. Это поможет вам не затягивать мероприятие.

3. Распределите роли

Неплохо также распределить роли до начала встречи. Сначала решите, кто будет фасилитатором. Его задача будет заключаться в том, чтобы вести собрание по плану и вовлекать участников.

Возможно, вы также захотите попросить кого-то из членов вашей команды делать заметки. Таким образом, вы не упустите из виду важную информацию, обсуждавшуюся во время встречи.

4. Планируйте работу в разных часовых поясах

Во многих удаленных командах участники находятся в разных странах и часовых поясах. Постарайтесь запланировать виртуальную встречу на удобное для всех время.

Возможно, вам придется проводить встречи в разные временные интервалы. Таким образом, вы охватите как можно больше людей.

5. Протестируйте свою технологию

Всегда проверяйте технологию перед встречей. Заранее подключитесь к платформе для виртуальных встреч. Проверьте правильность настроек аудио и видео. Убедитесь, что у вас стабильное интернет-соединение.

Не забудьте проверить, работают ли необходимые функции (совместное использование экрана, запись совещания). Тестирование поможет вам избежать технических проблем в день встречи!

6. Подберите подходящий фон

Во время виртуальной встречи вам нужно свести к минимуму любые визуальные отвлекающие факторы. Проще всего это сделать с помощью подходящего фона.

Многие инструменты для проведения совещаний позволяют заранее загрузить виртуальный фон. Таким образом, у вас будет профессиональный фон, где бы вы ни находились!

7. Обращайте внимание на язык тела

Язык тела важен как для виртуальных, так и для личных встреч. На самом деле, язык тела является огромной частью невербальной коммуникации наряду с тоном голоса. В виртуальном пространстве это по-прежнему актуально. И как только вы включите камеру, ваше лицо будет первым, что увидят другие участники встречи. Поэтому следите за своей мимикой и жестами.

Старайтесь поддерживать зрительный контакт чуть ниже камеры. Или кивните и улыбнитесь, чтобы показать, что вы слушаете. Это поможет воссоздать физические сигналы, которые вы получаете во время личных встреч.

8. Не затягивайте совещание

Хорошее эмпирическое правило — не затягивать встречу. Время — ваш самый ценный ресурс, поэтому не тратьте его впустую! Это особенно важно с ростом "усталости от Zoom" в последние годы. На самом деле, более половины работников считают, что виртуальные совещания длятся слишком долго.

Как мы уже говорили, наличие повестки дня и целей поможет вам проводить продуктивные совещания. Вы также можете ограничить количество участников или определить приоритетность конкретных тем. Это поможет сделать ваши виртуальные встречи эффективными и по делу.

9. Вовлекайте участников

Большинство людей во время виртуальных совещаний работают в режиме многозадачности. Технология затрудняет их вовлечение. Для борьбы с этим некоторые команды предлагают участникам включить видео и аудио.

Ледоколы — еще один проверенный способ завязать разговор. Вы также можете использовать онлайн-инструменты для поощрения командной работы и сбора обратной связи в режиме реального времени.

Например, Google Docs — отличный способ совместной работы и обмена заметками. Цифровые доски, такие как Miro, также могут помочь в проведении мозговых штурмов и планировании.

10. Планируйте гибридные совещания

Многие компании рассматривают гибридную модель работы. Но как лучше всего проводить гибридные совещания?

Прежде всего, подумайте о членах вашей команды. Независимо от того, работают ли они удаленно или в офисе, каждый должен чувствовать себя комфортно, внося свой вклад.

Составьте повестку дня и используйте инструменты для поощрения участия. Дайте четкие указания, которые позволят удаленным участникам добавить к обсуждению. Постарайтесь сделать так, чтобы они чувствовали себя так, как будто находятся в одной комнате.

Например, следите за тем, чтобы ваш инструмент для проведения совещаний не поднимал руки и не задавал вопросы в чате. Убедитесь, что ваша технология (микрофоны, экраны для видеоконференций) может поддерживать гибридное совещание.

11. Последующие действия с участниками

После виртуальной встречи вы должны обязательно связаться с участниками. Обменивайтесь заметками и кратко излагайте все важные детали, которые вы обсуждали во время встречи.

Возможно, вы также захотите отправить ссылку на слайды или запись встречи. Как всегда, убедитесь, что эти материалы доступны всем участникам.

12. Попросите об обратной связи

Вы хотите убедиться, что ваша виртуальная встреча будет полезной для всех участников. Лучший способ сделать это — попросить участников высказать свое мнение.

Посмотрите, что можно улучшить — от используемых платформ до формата встречи. Это также отличный способ вовлечь свою команду и показать, что вы готовы выслушать их мнения.

Используйте эти лучшие практики проведения виртуальных совещаний с помощью PROFI MEET [партнерская ссылка]

Проводите более эффективные виртуальные встречи с PROFI MEET [партнерская ссылка] . Зарегистрируйтесь бесплатно, чтобы назначать встречи, проводить видеозвонки и собирать платежи — все на одной платформе.

Готовы начать? Попробуйте PROFI MEET [партнерская ссылка] уже сегодня!

Получите наш бесплатный электронный отчет "Маркетинг по электронной почте: как продвигать рассылку и развивать свой бизнес"